Wie zijn wij?

Empriva Software Licensing B.V. heeft een positie opgebouwd als producent en leverancier van uitvaart software. Sinds 2011 leveren we UitvaartBeheer aan klanten en gebruikers vanuit de cloud. Vanuit ons kantoor in Maastricht-Airport verwerken we de ervaringen van onze gebruikers continu in onze producten en diensten. Elke dag weer, elke dag beter. Als het gebruik van UitvaartBeheer een bijdrage levert aan het succes van onze klanten, dan hebben wij ons doel bereikt. Daar gaat het ons om, dat is onze passie.

Bij Empriva Software Licensing B.V. streven we ernaar om jouw privacy te beschermen en te respecteren in overeenstemming met de EU General Data Protection Regulation (GDPR of AVG) 2016/679, gedateerd 27 april 2016. In deze privacystatement wordt uitgelegd wanneer en waarom we persoonlijke informatie verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken, de voorwaarden waaronder we deze informatie kunnen delen met anderen en hoe we deze informatie beveiligen. Dit privacystatement is van toepassing op het gebruik van onze producten en op onze activiteiten ten behoeve van de verkoop, marketing en uitvoering van de contracten met de klanten. Het privacystatement is ook van toepassing op mensen die solliciteren bij Empriva Software Licensing B.V.

Privacy gegarandeerd

Jouw privacy is bij UitvaartBeheer gegarandeerd. We werken op onze website en in onze diensten volgens de best practices voor informatiebeveiliging. Onze werkwijze is extern geaudit en gecertificeerd volgens de ISO 27001: norm voor informatiebeveiliging.

Wanneer verzamelen we persoonlijke gegevens?

- Wanneer je gebruik maakt van onze producten.
- Wanneer je persoonlijk met ons communiceert, schriftelijk, per telefoon of via de website.

Waarom verzamelen we persoonlijke gegevens?

We verzamelen en gebruiken persoonlijke gegevens voornamelijk voor de uitvoering van directe verkoop, direct marketing en klantenservice. We verzamelen ook gegevens over leveranciers en sollicitanten bij of medewerkers van ons bedrijf.

We kunnen jouw informatie gebruiken ten behoeve van het volgende:
- je de gevraagde marketingcommunicatie sturen. Hiertoe kan informatie behoren over onze producten en diensten.
- je informatie sturen over de producten en diensten die je bij ons afneemt.
- de uitvoering van directe-verkoopactiviteiten wanneer een rechtmatig en wederzijds belang is vastgesteld.
- antwoorden op een contact- of ander webformulier dat je bij UitvaartBeheer hebt ingevuld.
- opvolging geven aan binnenkomende verzoeken (klantondersteuning, emails, chats of telefoontjes).
- voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals opdrachtbevestiging, licentiedetails, factuur, herinneringen en dergelijke.
- je te waarschuwen bij een storing in onze dienstverlening (systeemberichten).
- contact met je opnemen om jouw mening te peilen over onze producten en diensten.
- een sollicitatie verwerken.

Rechtsgrondslag voor de verzameling van persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens verzamelen op basis van contracten
We gebruiken persoonlijke informatie om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de contracten en overeenkomsten met klanten, partners en leveranciers.

Rechtmatig belang
We kunnen persoonlijke gegevens gebruiken als dit een rechtmatig belang dient en als de privacybelangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan dit belang. Meestal hebben we, om vast te stellen of er een rechtsgrondslag voor gegevensverzameling is, een analyse gemaakt waarbij een wederzijds belang voor zowel UitvaartBeheer als de afzonderlijke persoon is vastgesteld. Deze rechtsgrondslag is primair gerelateerd aan verkoop- en marketingdoeleinden. We zullen je altijd wijzen op jouw privacyrechten en je informeren over het doel waarvoor we persoonlijke gegevens verzamelen.

Welke persoonlijke gegevens verzamelen we?

We verzamelen, naast de naam en contactinformatie van jouw organisatie, naam, telefoonnummer, functie en e-mailadres. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we van je hebben ontvangen via servicegerelateerde communicatie en activiteiten, zoals telefoongesprekken, documenten, en e-mails. Via onze applicatie kunnen we IP-adressen verzamelen.

Als je solliciteert bij Empriva Software Licensing B.V., verzamelen we de gegevens die je verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure.

Hoelang bewaren we jouw persoonlijke gegevens?

We bewaren persoonlijke gegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld en houden er daarbij ook rekening mee dat we jouw vragen moeten kunnen beantwoorden of mogelijke problemen moeten kunnen oplossen, moeten kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten van de toepasselijke wetgeving, rechtsvorderingen/klachten moeten kunnen behandelen en de gegevens moeten kunnen beschermen. Dit houdt in dat we jouw persoonlijke gegevens gedurende een redelijke termijn na jouw laatste interactie met ons behouden. Wanneer de persoonlijke gegevens die we hebben verzameld, niet meer nodig zijn, zullen we deze gegevens op een veilige manier verwijderen.

Rechten ten aanzien van je persoonlijke gegevens

Je beschikt over de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonlijke gegevens:
- je hebt het recht een kopie te vragen van de persoonlijke gegevens die Empriva Software Licensing B.V. van jou heeft.
- je hebt het recht Empriva Software Licensing B.V. te vragen jouw persoonlijke gegevens te corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn.
- als je een klant bent en UitvaartBeheer gebruikt, kun je jouw gebruikersprofiel in UitvaartBeheer bijwerken door in te loggen in UitvaartBeheer en de optie "Instellingen" te kiezen om jouw details te bewerken.
- je hebt het recht te vragen om verwijdering van jouw persoonlijke gegevens wanneer Empriva Software Licensing B.V. deze gegevens niet meer hoeft te behouden.
- je hebt het recht jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken.
- je hebt het recht Empriva Software Licensing B.V. te vragen jouw persoonlijke gegevens te verstrekken en, indien mogelijk, deze informatie rechtstreeks door te geven (in een overdraagbaar formaat) aan een andere gegevensbeheerder wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of contract.
- je hebt het recht te vragen om beperking van verdere gegevensverwerking, ingeval van een geschil in verband met nauwkeurigheid of verwerking van jouw persoonlijke gegevens.
- je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens, ingeval de gegevensverwerking is gebaseerd op rechtmatig belang en/of direct marketing.

Je kunt jouw vragen over jouw privacyrechten zender naar info@empriva.net.

Met wie delen we jouw gegevens

We delen, verkopen, verhuren of verhandelen jouw informatie met geen enkele derde zonder jouw toestemming, met uitzondering van het hieronder beschrevene:

Externe dienstverleners die namens ons werken:
We geven eventueel jouw informatie door aan onze distributeurs, agents, onderaannemers en andere gerelateerde organisaties, zodat ze jou, namens ons, UitvaartBeheer en aanverwante services kunnen aanbieden.

In geval van wettelijke verplichting:
We zullen jouw persoonlijke informatie vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als we, als bedrijf, redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat jouw privacyrechten beschermd blijven.

Gebruik van onderaannemers (verwerkers en subverwerkers)

We kunnen gebruikmaken van onderaannemers om persoonlijke gegevens namens ons te verwerken. We zijn ervoor verantwoordelijk dat deze onderaannemers zich houden aan dit privacystatement en de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming door hen een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) te laten tekenen.

Ingeval de onderaannemer persoonlijke gegevens verwerkt buiten het EU/EERgebied, dient een dergelijke verwerking in overeenstemming te zijn met het EU-kader voor privacy, de EU-modelcontractbepalingen voor de doorgifte naar derde landen of een andere specifiek genoemde wettelijke basis voor de doorgifte van persoonlijke gegevens naar een derde land.

Wanneer er een nieuwe onderaannemer wordt toegevoegd of er een wijziging van onderaannemer plaatsvindt die is gerelateerd aan onze dienstverlening, zullen klanten hierover worden geïnformeerd in overeenstemming met onze verwerkersvoorwaarden. Een lijst met goedgekeurde onderaannemers maakt deel uit van onze verwerkersvoorwaarden die beschikbaar zijn op onze website.

Wijziging van deze privacystatement

Empriva Software Licensing B.V. behoudt zich het recht voor dit privacystatement op elk moment te wijzigen. De geldende versie is altijd beschikbaar op onze website. We verzoeken je dit privacystatement regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat je tevreden bent met eventuele wijzigingen.

Als we wijzigingen aanbrengen die een significante verandering van onze privacystatement met zich meebrengen, brengen we je per email of notificatie via onze applicaties op de hoogte.

Jouw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als je ontevreden bent over de wijze waarop jouw persoonlijke gegevens zijn verwerkt, kun je in eerste instantie contact met ons opnemen via info@empriva.net.

Als je ontevreden blijft, heb je het recht om voor een beslissing een rechtstreeks beroep te doen op de nationale toezichthouder. Je kunt in dat geval contact opnemen met de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.